Datenschutzerklärung

Einverständniserklärung zum Datenschutz für Bewerber

Willkommen bei der DIS AG.

Wir freuen uns, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um Ihnen bei der Weiterentwicklung Ihrer Karriere behilflich zu sein. Wie Sie wahrscheinlich erwarten, erheben und verwenden wir Informationen über Sie, um unsere Dienstleistung ordnungsgemäß zu erbringen.

Die DIS AG verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen und zu respektieren. Diese Erklärung beschreibt Ihre Datenschutzrechte in Bezug auf die Informationen über Sie, die wir verarbeiten, sowie die Schritte, die wir zum Schutz Ihrer Privatsphäre unternehmen. Uns ist klar, dass diese Erklärung umfangreich ist, aber bitte lesen Sie sie sorgfältig durch.

Inhaltsverzeichnis

Definition einiger wichtiger Begriffe

Welche persönlichen Daten erhebt und verwendet das Unternehmen?

Warum verwenden wir persönliche Daten über Sie?

Warum und auf welcher rechtlichen Basis nutzen wir Ihre persönlichen Daten?

Müssen Sie uns die persönlichen Daten zur Verfügung stellen, um die wir Sie bitten?

Verarbeiten wir persönlichen Daten über Sie ohne jegliches menschliches Zutun?

Wie lange behalten Sie meine persönlichen Daten?

Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

Geben wir Ihre Daten außerhalb der EU weiter?

Was sind Ihre Rechte?

Wie ist es um die Datensicherheit bei der Nutzung des Bewerbungsportales der DIS AG bestellt?

Wie können Sie sich mit uns in Verbindung setzen?

Wie handhaben wir Änderungen an dieser Erklärung?

Definition einiger wichtiger Begriffe

Als Erstes müssen wir uns darüber im Klaren sein, wie einige Begriffe in dieser Erklärung verwendet werden.

Auch wenn es offensichtlich erscheinen mag, bezeichnen wir Sie in dieser Erklärung als "den Bewerber" oder "Sie".

Wenn wir von "uns" oder dem "Unternehmen" sprechen, meinen wir die DIS AG. Wir haben unseren eingetragenen Firmensitz in Wien/Österreich. Das Unternehmen ist Teil der The Adecco Group, dem weltgrößten Unternehmen der Personaldienstleistungsbranche. Über ihre verschiedenen Unternehmen und Geschäftszweige bietet die DIS AG mehrere HR (Human Ressources)-Tätigkeiten wie z. B. Stellenbesetzung, Arbeitnehmerüberlassung, Gehaltsabrechnungsservices, Recruiting und Personalauswahl, Prüfungslösungen, Karrierewechsel, Talententwicklung, Aus- und Weiterbildung und internationale Mobilität ("unsere Tätigkeiten") an.

Um unsere Tätigkeiten wahrzunehmen, verwendet das Unternehmen mehrere IT-Systeme. In einigen Fällen stellt das Unternehmen ein Self-Service-Portal ("Portal") für seine Bewerber/Mitarbeiter zur Verfügung. Das Portal erlaubt es Ihnen, nach den von dem Unternehmen und seiner Schwesterfirmen ausgeschriebenen Stellenangeboten, die Ihren Interessen, Fähigkeiten und/oder Erfahrungen entsprechen, und an den von Ihnen als interessant angegebenen Orten zu suchen und sich darauf zu bewerben.

In dieser Erklärung geht es schlussendlich um Informationen und Menschen. Dazu gehören Fakten über Sie, aber auch Meinungen über Sie und solche, die Sie selbst vertreten (beispielsweise: "Ich bin ein Fußball-Fan"). Es geht nicht um Angaben zum Unternehmen (obwohl es hierbei teilweise Überschneidungen gibt). Diese Art von Informationen wird mitunter "persönliche Daten", oder "personenbezogene Angaben" genannt. Wir verwenden in dieser Erklärung den Begriff "persönliche Daten".

Welche persönlichen Daten erhebt und verwendet das Unternehmen?

Persönliche Daten, die das Unternehmen üblicherweise erhebt, umfassen Folgendes, ohne darauf beschränkt zu sein:

Ihren Namen, Geburtsdatum und -ort, Kontaktdaten und Qualifikationen (Schul- und Ausbildung, Weiterbildungen und Praktika), Dokumente, die Ihre Identität und Ihre Arbeitserlaubnis nachweisen, und alle anderen Informationen, die Sie in Ihrem Lebenslauf angegeben haben;
Wenn Sie sich in das Portal über Ihr LinkedIn-Portal oder ein sonstiges Social-Media-Konto anmelden: Ihre Profildaten;
Falls Sie uns kontaktieren, werden wir diese Korrespondenz aufzeichnen;
Feedback über Sie von unseren Mitarbeitern und Dritten; Ihr Feedback über andere;
Ihr Feedback über uns und unsere Dienstleistungen im Zuge unserer Zufriedenheitsumfragen;
Wir erfassen auch Informationen über Ihre Besuche unserer Website / unseres Portals. Diese beinhalten (sind jedoch nicht beschränkt auf) Ihre IP-Adresse, Ihren Browser, Ihren Zeitstempel, Ihren Standort, Ihren Datenverkehr nach Ländern, Ihre Ortsdaten, Ihre Weblogs und sonstige Kommunikationsdaten und die Quellen, auf die Sie zugreifen. Diese Informationen werden Ihren Besuch unserer Website / unseres Portals künftig erleichtern. Wir werden Ihnen beispielsweise Stellen anbieten, die von Niederlassungen betreut werden, die sich in der Nähe des Ortes befinden, von dem aus Sie uns kontaktiert haben;
Wir erfassen auch Informationen zu Marketingzwecken und Analysen. Dies beinhaltet Informationen darüber, wie Sie auf E-Mails, SMS-Nachrichten, Telefonanrufe und andere Marketing-Kampagnen reagieren. Bevor wir über diese Kanäle Werbemitteilungen schicken, holen wir zuerst Ihre ausdrückliche Zustimmung ein.
Fotos und Videos Ihrer Teilnahme an Schulungen oder ähnlichen Veranstaltungen (während der Veranstaltung erhalten Sie die Möglichkeit Ihre Zustimmung, gefilmt oder fotografiert zu werden, zu verweigern);
Angaben zu Behinderungen sowie zu Vorkehrungen, die wir für Sie an Ihrem Arbeitsplatz treffen müssen; und

In einigen Fällen werden wir auch andere sensible Daten erheben und nicht nur diejenigen, die im Zusammenhang mit einer Behinderung stehen, soweit wir gesetzlich dazu befugt sind.

Warum verwenden wir persönliche Daten über Sie?

Das Unternehmen erhebt und verarbeitet persönliche Daten:

um Ihnen die Dienstleistungen zu bieten, die Sie von uns erwarten, beispielsweise um eine(n) für Sie passende(n) Stelle/Arbeitseinsatz zu finden, auf den/die Sie sich bewerben können, Ihnen bei Schulungen behilflich zu sein oder Ihnen den Bewerbungsprozess für neue Stellen/Einsätze zu erleichtern. Dies beinhaltet, dass wir Ihren Lebenslauf an potentielle Arbeitgeber zu deren Prüfung schicken und Sie per E-Mail, Telefon, Post und/oder sonstige Kommunikationskanäle über künftige Beschäftigungsmöglichkeiten auf dem Laufenden halten.
Mit Ihrer Zustimmung können wir Ihre Kontaktdaten auch für Direktmarketing, beispielsweise per E-Mail, Nachrichten oder Telefon, nutzen;
zur Weiterentwicklung, zum Testen und zur Verbesserung unserer Website / unseres Portals oder anderer bestehender oder neuer Systeme/Prozesse, um Ihnen eine bessere Dienstleistung zu bieten; dies erfolgt im Zusammenhang mit neuen IT-Systemen und -Prozessen, sodass die Informationen über Sie in der Testphase jener neuen IT-Systeme und -Prozesse genutzt werden, sofern fiktive Daten den Betrieb jenes neuen IT-Systems nicht vollständig abbilden können;
zur Durchführung von Studien und statistischen und analytischen Recherchen, z. B. um die Effektivität unserer Platzierung von Bewerbern zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen und Regionen zu vergleichen und die Faktoren herauszufinden, die sich auf die Unterschiede, die wir ermitteln, auswirken können;
um Daten an Dritte zu übermitteln (siehe unten);
falls notwendig, zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen; und
wir werden Ihre Daten auch zu folgenden Zwecken verarbeiten:
1. um die Sicherheit und den Schutz von Personen, des Firmengeländes, der Systeme und der Vermögensgegenstände zu fördern;
2. um die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren zu überwachen;
3. um die Kommunikations- und sonstigen Systeme, die von der DIS AG genutzt werden, zu verwalten (einschließlich interner Kontaktdatenbanken);
4. um Vorfälle und Beschwerden zu untersuchen oder darauf zu reagieren;
5. um intern darüber zu informieren / zu belegen, dass Schulungsveranstaltungen stattgefunden haben und deren Inhalt (im Falle von Fotos und Videoaufzeichnungen der Schulungsveranstaltungen) zu nutzen, um ähnliche Veranstaltungen intern und extern an Dritte zu vermarkten. In diesem Fall werden wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung bitten; und
6. um an allen eventuellen oder tatsächlichen Käufen oder Verkäufen oder Joint Ventures teilzunehmen, sei es insgesamt oder mit einem Teil eines Geschäfts oder Unternehmens, an dem ein jegliches Unternehmen der DIS AG teilnehmen möchte.

Warum und auf welcher rechtlichen Basis nutzen wir Ihre persönlichen Daten?

Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine im Gesetz festgeschriebene Grundlage zu haben, auf der wir die Informationen, die wir über Sie speichern, verarbeiten. Die rechtlichen Grundlagen können Folgende sein:

Die Erfüllung eines Vertrags oder Schritte vor Abschluss eines Vertrags
Wenn Sie bereits für die DIS AG tätig sind oder kurz vor einer Beschäftigung durch die DIS AG stehen, basiert unsere Verarbeitung von persönlichen Daten für alle diese Zwecke auf den Verarbeitungsgrundlagen wie beispielsweise der Erfüllung eines Vertrags oder eines abzuschließenden Vertrags (Zwecke 1 und 6-7 oben). Diese Dienstleistungen können beispielsweise sein, dass wir Ihnen geeignete Stellenangebote, auf die Sie sich bewerben können, zukommen lassen oder Ihnen Hilfestellung bzw. Unterstützung in Bezug auf Schulungen und den Bewerbungsprozess geben.
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Manchmal ist die Verarbeitung notwendig, um gesetzliche oder behördliche Verpflichtungen einzuhalten (Zwecke 6-7). Behörden wie beispielsweise Steuer-, Finanz- oder Datenschutzbehörden könnten eventuell persönliche Daten bei uns anfragen und uns einen gesetzlichen Grund für die Weitergabe von Informationen über Sie liefern (z. B. für die Verhütung oder Aufdeckung einer Straftat). Unter diesen Umständen sind wir gesetzlich verpflichtet, den Behörden Ihre Daten zur Verfügung zu stellen.
Erfüllung unseres berechtigten Interesses
Die Verarbeitung ist im berechtigten Interesse von der DIS AG notwendig, bei der Ausübung seiner grundlegenden Rechte und der grundlegenden Rechte seines Personal, ein Geschäft in einer Art und Weise zu führen, die Ihre Interessen oder grundlegenden Rechte und Freiheiten (Zwecke 1; 3-5-7 oben stehend) nicht übermäßig beeinträchtigt. Dies bedeutet, dass wir - wenn die Verarbeitung im berechtigten Interesse von der DIS AG notwendig ist - Ihre Interesse oder grundlegenden Rechte und Freiheiten gegenüber unserem berechtigten Interesse an der Verarbeitung abwägen. Dies stellt sicher, dass wir die Daten nicht verarbeiten, wenn Ihre Interessen und grundlegenden Rechte unser Interesse an einer solchen Verarbeitung überwiegen. Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten aus anderen als den angegebenen Gründen nur mit Ihrer Einwilligung, welche eine weitere Verarbeitungsgrundlage ist.

Müssen Sie uns die persönlichen Daten zur Verfügung stellen, um die wir Sie bitten?

Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre persönlichen Daten zur Verfügung zu stellen, aber wir wären nicht in der Lage, für Sie tätig zu werden oder Ihnen unsere Dienstleistungen zu erbringen, wenn Sie uns nicht das erforderliche Minimum an Daten mitteilen. Es könnte auch die Dienstleistungen, die Sie von uns erhalten, einschränken, falls Sie uns in einigen Fällen nur eingeschränkte persönliche Daten zur Verfügung stellen.

Verarbeiten wir persönlichen Daten über Sie ohne jegliches menschliches Zutun?

Ja, dies tun wir mitunter. Das Unternehmen verwendet automatisierte Systeme/Prozesse und eine automatisierte Entscheidungsfindung (wie beispielsweise Profiling), um Ihnen und unseren Kunden die Dienstleistungen zu bieten, die Sie von uns verlangen. Wenn unsere Kunden nach Bewerbern für Stellenangebote suchen, können wir beispielsweise anhand unserer Bewerberlisten eine Suche durchführen. Diese Suche nutzt automatisierte Kriterien, die Ihre Verfügbarkeit, Ihre Fähigkeiten, Ihren Stundensatz und, unter gewissen Umständen, früheres Feedback, das wir von Kunden erhalten haben, berücksichtigen, um eine engere Auswahlliste zusammenzustellen, die in Form einer Rangliste aufzeigt, welche Bewerber die Anforderungen des Kunden am besten erfüllen. Dies bedeutet, dass Sie manchmal weiter oben als andere Mitbewerber in der Vorschlagsliste zu finden sind, abhängig davon, wie diese Faktoren die Anforderungen des Kunden erfüllen.

Wie lange behalten Sie meine persönlichen Daten?

Das Unternehmen kann Ihre persönlichen Informationen bis zu zwei (2) Jahren, nachdem Sie sich bei uns eingetragen haben, aufbewahren. Wenn Sie durch uns erfolgreich eine Arbeitsstelle gefunden haben, wird das Unternehmen Ihre persönlichen Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahren müssen, um seine laufenden gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen. Generell bewahren wir Ihre persönlichen Daten, die Steuern und Arbeitsverträge sowie jegliche Finanzinformationen betreffen (einschließlich Daten zur Gehaltsabrechnung und zur Vergütung, etc.), sieben (7) Jahre lang nach Ende der Anstellung und sonstige persönliche Daten zwei (2) Jahre lang auf.

Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

Wie bereits erwähnt, geben wir Ihre Daten üblicherweise an Dritte weiter. Dies erfolgt zur Erfüllung der oben genannten Zwecke. Wir tun dies unter den folgenden Umständen:

An unsere Lieferanten. Wir werden beispielsweise einen Lieferanten beauftragen, administrative und operative Arbeiten zur Unterstützung des (Vertrags-)Verhältnisses mit Ihnen auszuführen. Der Lieferant unterliegt / Die Lieferanten unterliegen vertraglichen und sonstigen rechtlichen Verpflichtungen, um die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren und Ihre Privatsphäre zu respektieren, und sie werden nur Zugang zu denjenigen Daten haben, die sie für die Ausübung ihrer Funktion benötigen; bei den entsprechenden Lieferanten handelt es sich typischerweise um IT-Lieferanten (die unsere IT-Systeme hosten oder unterstützen; dies beinhaltet Informationen über Sie), Gebäudemanagementunternehmen (die sich um die physische Sicherheit in unseren Gebäuden kümmern und daher von Ihnen Kenntnis haben müssen, um Ihnen Zutritt zu unseren Gebäuden zu gewähren), und Back-Office-Anbieter im Bereich Finanz- und Rechnungswesen (die eventuell Detailinformationen von Bewerbern verarbeiten müssen, um die Forderungen und Verbindlichkeiten zu verarbeiten). Wir engagieren auch Lieferanten, die IT-Technologie-Dienstleistungen und -Lösungen zur Verfügung stellen. Darunter können Bewerbungsgespräche per Video und Kompetenzbewertungstools fallen.
An Mitglieder der DIS AG in anderen Ländern. Diese befinden sich sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU; unterschiedliche Mitglieder der Firmengruppe erfüllen unterschiedliche Funktionen und dementsprechend werden Ihre Daten aus unterschiedlichen Gründen an sie übermittelt:
- Informationen werden an die Mitglieder der DIS AG übermittelt, die weltweit IT-Funktionen für die Adecco-Unternehmen wahrnehmen; diese IT-Funktionen befinden sich unter anderem in Prag, Tschechische Republik, und Frankreich.
- Es werden auch Informationen weltweit an verbundene Unternehmen der DIS AG weitergegeben, bei denen Sie an (Job-)Möglichkeiten im entsprechenden Markt Interesse bekundet haben, oder wenn Mitglieder der DIS AG feststellen, dass Sie besondere Fähigkeiten haben, die in jenem Markt gesucht werden oder hilfreich sind. Eine Liste der Länder, in denen wir tätig sind, finden Sie unter https://www.adeccogroup.com/worldwide-locations/.
Für unsere Kunden/potenziellen Arbeitgeber: Wir geben Ihre Daten an Kunden von uns weiter, die Arbeitsstellen/Einsätze anbieten, an denen Sie Interesse haben könnten, oder die an Ihrem Profil interessiert sind. Diese sind in Bezug auf Ihre Daten gegenüber uns und Ihnen vertraglich und anderweitig zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Wir geben Ihre Daten auch an die Regierung, die Polizei, Regulierungsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden weiter, falls wir nach unserem alleinigen Ermessen der Ansicht sind, dass wir rechtlich dazu verpflichtet oder befugt sind oder dass es vernünftig ist, dies zu tun; und
Als Teil der Due Diligence in Bezug auf (oder der Implementierung von) einer Fusion, einer Akquisition oder sonstigen geschäftlichen Transaktionen könnten wir Ihre Daten an den voraussichtlichen Verkäufer oder Käufer und deren Berater übermitteln.

Geben wir Ihre Daten außerhalb der EU weiter?

Ihre Daten können in ein oder mehrere andere Länder innerhalb oder außerhalb der EU übermittelt und dort verarbeitet werden. Eine komplette Liste der Länder, in denen wir tätig sind, finden Sie unter https://www.adeccogroup.com/worldwide-locations/.

Wir übermitteln Ihre Daten außerhalb der EU nur in Länder, von denen die Europäische Kommission der Meinung ist, dass sie ein angemessenes Schutzniveau für Sie bieten (eine Liste jener Länder finden Sie hier: Adequacy decisions), oder falls die DIS AG für geeignete Garantien gesorgt hat, um die Vertraulichkeit Ihrer Informationen zu wahren (hierfür verwenden wir üblicherweise eines der Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden und von denen Sie hier Kopien finden: Standard Contractual Clauses (SCC)

Was sind Ihre Rechte?

Recht auf Auskunft und Erhalt einer Kopie Ihrer persönlichen Daten
Sie haben das Recht, eine Bestätigung dafür anzufordern, ob wir persönliche Daten von Ihnen verarbeiten. Sofern dies der Fall ist, haben Sie das Recht zum Zugriff auf einige Ihrer persönlichen Daten (über das Portal) und zu bestimmten Informationen darüber, wie diese verarbeitet werden. In einigen Fällen können Sie eine elektronische Kopie Ihrer Daten von uns anfordern. In einigen beschränkten Fällen haben Sie zudem das Recht, um die Übertragbarkeit Ihrer persönlichen Daten zu bitten; dies bedeutet, dass wir sie auf Ihren Wunsch hin Dritten zur Verfügung stellen.
Recht auf Korrektur Ihrer persönlichen Daten
Falls Sie belegen können, dass die persönlichen Daten, die wir über Sie speichern, nicht richtig sind, können Sie verlangen, dass diese Daten aktualisiert oder anderweitig korrigiert werden. Wir empfehlen Ihnen, auf das Self-Service-Portal möglichst selbst zuzugreifen und Ihre persönlichen Daten dort direkt zu aktualisieren.
Recht auf Löschung/Recht auf "Vergessenwerden"
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht zu verlangen, dass Ihre persönlichen Daten gelöscht werden. Sie können jederzeit einen entsprechenden Antrag stellen und die DIS AG wird beurteilen, ob man Ihrem Antrag nachkommen wird. Jedoch unterliegt dieses Recht gesetzlichen Rechten oder Verpflichtungen, gemäß denen wir Daten aufbewahren müssen. In Situationen, in denen wir feststellen, dass wir Ihrem Antrag auf Löschung Ihrer persönlichen Daten kraft Gesetzes nachkommen müssen, wird die DIS AG dies unverzüglich tun. Bitte bedenken Sie, dass - sobald Ihre Daten einmal gelöscht sind - das Unternehmen keine Dienstleistungen mehr für Sie erbringen kann, da Ihre Daten gelöscht sind. Wenn Sie sich bei dem Unternehmen wieder registrieren lassen möchten, müssen Sie Ihre Daten erneut eingeben.
Recht auf Einschränkung
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten einzuschränken. Jedoch kann unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung die Dienstleistungen beschränken, die Sie von uns erhalten.
Recht auf Widerspruch
Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten durch das Unternehmen auf dem berechtigten Interesse des Unternehmens beruht (und auf keiner anderen Grundlage der Verarbeitung) oder sich auf Direktmarketing bezieht, sind Sie berechtigt, der Verarbeitung Ihrer Daten durch das Unternehmen zu widersprechen und zwar durch Bezugnahme auf Ihre besondere Situation.

Falls Sie eines Ihrer Rechte ausüben wollen, schicken Sie uns eine E-Mail an datenschutz@dis-ag.at

Wenn Sie uns zur Ausübung Ihrer Rechte eine E-Mail schicken, wird Sie das Unternehmen identifizieren müssen, bevor Ihre Anfrage bearbeitet wird.

Schließlich haben Sie das Recht, bei der zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen, und zwar an dem Ort, an dem Sie leben oder arbeiten, oder an dem Ort, an dem Sie denken, dass ein Problem bezüglich Ihrer Daten aufgetreten ist.

Wie ist es um die Datensicherheit bei der Nutzung des Bewerbungsportales der DIS AG bestellt?

Sie sind verantwortlich dafür, Ihre Login-Daten zum Portal sicher aufzubewahren, insbesondere das Passwort, das wir Ihnen gegeben oder das Sie selbst gewählt haben. Diese Anmeldeinformationen dienen nur zu Ihrem eigenen Gebrauch. Sie sind nicht berechtigt, Ihre Anmeldeinformationen oder andere Kontodetails einer anderen Person / anderen Personen mitzuteilen.

Wie können Sie sich mit uns in Verbindung setzen?

Wenn Sie zu unserer Erklärung Fragen haben oder Bedenken dazu äußern möchten oder weitere Informationen darüber erhalten möchten, wie wir Ihre Daten schützen (beispielsweise wenn wir sie außerhalb Europas übermitteln) und/oder wenn Sie die Konzerndatenschutzbeauftragte und lokale Datenschutzbeauftragte kontaktieren wollen, senden Sie uns bitte eine E-Mail an datenschutz@dis-ag.at

Wie handhaben wir Änderungen an dieser Erklärung?

Die Bedingungen dieser Erklärung können sich mitunter ändern. Wir veröffentlichen alle wesentlichen Änderungen zu dieser Erklärung durch entsprechende Mitteilungen entweder auf dieser Website oder indem wir Sie über andere Kommunikationskanäle kontaktieren.

Das DIS AG Team

V4 2023